BPMN из текста: схема процесса из письма, заметок или интервью
Регламент — не единственный источник процесса. Чаще описание живёт в письме руководителя, в заметках после встречи или в расшифровке интервью с сотрудником. BPMN Architect работает с любым таким текстом: главное, чтобы в нём было, кто что делает и в каком порядке.
Какой текст подходит
| Источник | Что учесть |
|---|---|
| Регламент, положение, инструкция | Подходит лучше всего. Длинный документ сервис делит на разделы сам — по заголовкам DOCX или нумерации пунктов. |
| Письмо или сообщение в мессенджере | Уберите приветствия и подписи — или оставьте: сервис отметит их как предложения без действий. |
| Расшифровка интервью | Реплики интервьюера лучше удалить. Фразы вроде «ну, обычно мы…» сервис превратит в шаги, если в них есть действие. |
| Заметки списком | Работают, если в каждом пункте есть исполнитель и действие: «Юрист — проверить договор». |
Что сервис делает с текстом
Построение идёт в четыре этапа — их видно на экране, пока строится схема:
- Участники. Роли и подразделения становятся дорожками, внешние стороны — клиент, подрядчик, другая организация — отдельными пулами.
- Действия и условия. Каждое действие — задача, каждое «если» — развилка, «одновременно» — параллельные ветки, сроки — таймеры.
- Связи. Порядок шагов берётся из текста. Переход, о котором текст молчит, сервис отмечает отдельно.
- Пробелы. Проверка по правилам BPMN 2.0 и по тексту: ветки без продолжения, шаги без исполнителя, документы из ниоткуда. Каждый пробел — вопрос, а не догадка.
У каждого элемента схемы сохраняется ссылка на предложение, из которого он появился. Если шаг выглядит странно, видно, какая фраза его породила.
Пример: обращение клиента
Этот текст из восьми предложений сервис превратил в схему за 22 секунды:
- Клиент оставляет обращение по телефону или через форму на сайте.
- Оператор контакт-центра регистрирует обращение в CRM.
- Оператор определяет тип обращения.
- Если это вопрос, оператор отвечает клиенту по базе знаний.
- Если это жалоба, оператор передаёт обращение в отдел качества.
- Специалист отдела качества разбирается в ситуации и готовит ответ в течение 5 рабочих дней.
- Руководитель отдела качества согласует ответ.
- Специалист отдела качества направляет клиенту ответ.
Обратите внимание на развилку «Тип обращения?», внешний пул «Клиент» и граничный таймер на шаге специалиста. Ветка «срок истёк» в тексте не описана — поэтому оценка схемы 50 из 100, пока вы не ответите, что происходит при просрочке.
Как писать текст, чтобы схема получилась точнее
- Называйте исполнителя в каждом предложении: «Юрист проверяет», а не «проверяется».
- Описывайте обе стороны условия: «если документы полные… если нет…».
- Пишите «одновременно», если шаги действительно идут параллельно, — иначе сервис выстроит их по порядку.
- Для сроков пишите, что будет при нарушении: «если ответа нет 3 дня — напомнить».
Ограничения
- За один запрос — до 8 000 знаков. Документ до 300 000 знаков (около 100 страниц) сервис делит на разделы и строит схему по каждому.
- Файлы TXT, MD, DOCX и PDF до 5 МБ. Сканы PDF без текстового слоя не читаются; таблицы внутри DOCX пока не учитываются — перенесите их в текст.
- Один текст — один процесс. Если в документе их несколько, разделите его или выберите нужный раздел.
- Сервис не знает, как процесс устроен на самом деле: он строит то, что написано, и спрашивает о том, чего не хватает.
Вставьте свой текст
Письмо, заметки или регламент — схема и вопросы за 1–2 минуты. 3 дня бесплатно.